Microsoft 365 ليست منتجًا واحدًا بل سلة من الخطط، ومعظم الشركات تختار بناءً على ما اقترحه البائع لا بناءً على ما تحتاجه فعلًا. الفرق بين الخطط هو في الأساس الأمن وإدارة الأجهزة، لا حجم صندوق البريد. نحن شريك Microsoft في إسرائيل، ونرى هذه الأخطاء كل أسبوع.
ما تقدمه كل خطة فعلياً
قبل الحديث عن المال، من المفيد أن تعرفوا ما الذي تحصلون عليه أصلاً. Business Basic تمنحكم بريد Exchange و Teams و SharePoint و OneDrive، مع تطبيقات Office في المتصفح وعلى الهاتف فقط. Business Standard تضيف تطبيقات Office المثبّتة على الحاسوب، إلى جانب الندوات الإلكترونية وأدوات تنسيق الاجتماعات. Business Premium تأخذ Standard وتضيف إليها طبقة من الأمن والإدارة: Intune لإدارة الأجهزة، قدرات Entra ID المتقدمة مثل الوصول المشروط، و Defender للبريد وأجهزة العمل. أما خطط Enterprise فهي مخصصة للمؤسسات التي تجاوزت سقف 300 مستخدم في Business، أو التي تحتاج إلى أدوات امتثال وسياسات أكثر تفصيلاً.
انتبهوا إلى أمر واحد. الفرق بين الخطط يكمن دائماً تقريباً في الأمن والإدارة، لا في عدد التطبيقات. وهنا تحديداً تقع الشركات في الخطأ، لأنه في مجال الأمن يصعب رؤية ما هو ناقص إلى أن يحدث شيء.
| الخطة | ما الذي تحصلون عليه | لمن يناسب |
|---|---|---|
| Business Basic | البريد، Teams، SharePoint، OneDrive وOffice عبر المتصفح | فريق صغير يعمل في السحابة ولا يحتاج إلى Office مثبّت |
| Business Standard | كل ما في Basic، بالإضافة إلى Office مثبّت على الحاسوب | شركة تعمل مع ملفات كبيرة ومع Office محلي |
| Business Premium | كل ما في Standard، بالإضافة إلى Intune، الوصول المشروط وDefender | شركة يصل عدد موظفيها إلى 300 وتريد التحكم والأمن |
| Enterprise E3 | ترخيص للمؤسسات الكبيرة، أرشفة وسياسات امتثال واسعة | مؤسسة تتجاوز 300 موظف أو لديها متطلبات امتثال |
| Enterprise E5 | كل ما في E3، بالإضافة إلى حماية متقدمة، إدارة الهوية والتحليلات | مؤسسة تحتاج إلى أمن وتحقيق على مستوى عالٍ |
صندوق البريد ليس رخصة
هذا هو الخطأ الأكثر شيوعاً الذي نصادفه. الترخيص مرتبط بشخص ويتيح له تسجيل الدخول واستخدام الخدمات. أما صندوق البريد فهو عنوان. وهناك أنواع من الصناديق لا تحتاج إلى ترخيص أصلاً.
- ترخيص شخصي. لكل موظف يسجّل الدخول ويقرأ البريد ويستخدم التطبيقات.
- صندوق مشترك. عنوان للفريق، مثل الاستفسارات أو الحسابات، من دون تسجيل دخول شخصي ومن دون ترخيص.
- اسم مستعار. عنوان إضافي يصل إلى الصندوق نفسه القائم، من دون تكلفة.
- صندوق موارد. قاعة اجتماعات أو معدات يتم حجزها عبر التقويم.
الأثر على الفاتورة مباشر. شركة فيها 22 موظفاً يمكنها العمل بـ 22 ترخيصاً وبضعة صناديق مشتركة دون أي تكلفة، أو أن تدفع مقابل 27 ترخيصاً دون أن يلاحظ أحد. عندما نستلم حساباً جديداً لإدارته، هذا أول ما نعدّه.
ما الذي يُشترى ولا يُستخدم
في كل حساب ندخل إليه تقريباً توجد طبقة يُدفع مقابلها ولا يلمسها أحد. ليس بسبب الإهمال، بل لأن أحداً اشترى حزمة كبيرة بخصم ولم يعد أحد للتحقق بعد عام.
- خطة مع Office مثبّت، لموظفين يعملون عبر المتصفح فقط.
- ترخيص Enterprise في شركة من 40 شخصاً كانت تحتاج إلى Business Premium.
- خدمة هاتف داخل Teams، بلا أرقام ودون أن يُعدّها أحد.
- أداة تحليل بيانات مضمّنة في الحزمة الكبيرة ولم يفتحها أحد.
- OneDrive غير مستخدم، لأن جميع الملفات ما زالت على خادم محلي.
- تراخيص ما زالت فعّالة لموظفين غادروا قبل نصف عام.
الفحص نفسه بسيط. ننظر إلى تسجيلات الدخول الفعلية لكل مقعد خلال الثلاثين يوماً الأخيرة، ومن هناك نقرر ما يجب تقليصه وما يجب استبداله بخطة أكثر ملاءمة.
لماذا تكون Business Premium هي الجواب في الغالب
للشركة الصغيرة أو المتوسطة التي تحتفظ بمعلومات لا يجوز أن تتسرب، تكون Premium عادةً الخيار الصحيح. ليس بسبب صندوق البريد، بل بسبب ما تتيحه من تحكم في الأجهزة وفي هويات الموظفين.
- إدارة الأجهزة. يفرض Intune التشفير وقفل الشاشة والإصدارات المحدّثة، ويتيح المسح عن بُعد لهاتف مفقود.
- الوصول المشروط.
Conditional Accessيمنع تسجيل الدخول من جهاز أو موقع غير معتمد، ويفرض المصادقة الثنائية على الجميع. - حماية البريد وأجهزة العمل. يفحص Defender الروابط والملفات المرفقة قبل أن ينقر عليها الموظف.
- تصنيف المعلومات. يمكن وسم المستندات كمستندات داخلية ومنع إرسالها إلى الخارج.
الطريقة البسيطة للقرار هي أن تسألوا من يتعامل مع المعلومات. إذا كانت لديكم بيانات محاسبة أو رواتب أو عقود أو تفاصيل عملاء في صناديق البريد والملفات، فأنتم بحاجة إلى طبقة الإدارة. وإذا كان الفريق يعمل مع معلومات عامة فقط، يمكن الاكتفاء بأقل من ذلك وإضافة Premium فقط لمن يحتاجها.
الخطة الصحيحة لكم هي التي تغطي الأجهزة والهوية والبريد، لا التي تظهر أولاً في جدول المقارنة. السعر لكل موظف يتغير كثيراً، لذلك نتحقق منه مقابل الترخيص أثناء إعداد عرض السعر ولا نذكر رقماً من الذاكرة.
ما الذي لا تنسخه Microsoft احتياطياً من أجلكم
Microsoft مسؤولة عن البنية التحتية وعن توافر الخدمة. لكنها ليست مسؤولة عن خطأ من جانبكم. العنصر المحذوف يمكن استرجاعه لفترة محدودة، وبعدها يختفي. سياسة الاحتفاظ ليست نسخة احتياطية، وهي لا تعيد حالة مجلد كما كان في تاريخ معين.
لذلك يحصل كل عميل لدينا على نسخة احتياطية منفصلة للبريد ولـ SharePoint ولـ OneDrive ولملفات Teams، مع احتفاظ طويل الأمد وإمكانية استرجاع صندوق بريد أو مجلد كامل إلى حالته في يوم محدد. هذا ما ينقذ الوضع عندما يحذف موظف شيئاً بالخطأ، أو يغادر موظف وهو غاضب، أو يشفّر برنامج فدية ملفات متزامنة.
- البريد والتقويمات وجهات الاتصال لكل صندوق، بما في ذلك الصناديق المشتركة.
- مكتبات SharePoint وجميع المجلدات الشخصية في OneDrive.
- ملفات ومحادثات قنوات Teams، المخزّنة فعلياً في SharePoint.
- اختبار استرجاع حقيقي مرة كل ربع سنة، لأن النسخة الاحتياطية التي لم تُختبر هي مجرد افتراض.
سلة المحذوفات ليست نسخة احتياطية، ولن تفيد عندما تحتاجون إلى استرجاع مجلد حُذف قبل ثلاثة أشهر.
الانتقال من مزود بريد آخر
معظم الشركات التي تصل إلينا تأتي من Gmail، أو من خادم Exchange محلي، أو من بريد مزوّد الاستضافة. لا يلزم أن يكون الانتقال حدثاً مزعجاً، لكن يجب أن يكون منظماً.
- نرسم خريطة لجميع صناديق البريد والأسماء المستعارة وقوائم التوزيع وصناديق الموارد الموجودة اليوم.
- نُنشئ البيئة الجديدة ونتحقق من النطاق، دون تغيير توجيه البريد في هذه المرحلة.
- نُجري ترحيلاً تجريبياً لصندوقين أو ثلاثة ونتأكد من وصول كل شيء بالكامل.
- نزامن جميع الصناديق في الخلفية، بما في ذلك المجلدات وجهات الاتصال والتقويمات.
- نبدّل سجلات البريد في وقت هادئ، عادةً في نهاية الأسبوع.
- نُبقي المزوّد السابق فعّالاً لبضعة أسابيع إضافية لمزيد من الأمان.
- نحدّث أجهزة الكمبيوتر والهواتف ونتأكد من عودة التوقيعات والماسحات الضوئية والطابعات إلى العمل.
مع مرافقتنا، يُقاس وقت انقطاع البريد بالدقائق لا بالساعات، ونبقى متاحين طوال فترة الانتقال. تغيير توجيه البريد يُنفَّذ فقط بعد اكتمال المزامنة وفحصها، فلا توجد لحظة تضيع فيها أي رسالة.
التراخيص عند انضمام موظف وعند مغادرته
الترخيص ليس عملية شراء لمرة واحدة، بل عملية مستمرة. بدون إجراء واضح، العدد لا يتوقف عن الارتفاع، لأن إضافة ترخيص تستغرق دقيقة، أما إزالته فلا يتذكرها أحد.
- موظف جديد: ننشئ مستخدماً، ونخصص ترخيصاً حسب الدور، ونضيفه إلى المجموعات المناسبة.
- موظف يغادر: نحظر تسجيل الدخول في نفس اليوم، لا في نهاية الشهر.
- نحوّل صندوق بريده إلى صندوق مشترك للحفاظ على السجل، ونزيل الترخيص.
- ننقل ملفاته إلى المالك الجديد قبل حذف الحساب.
- مرة كل ربع سنة نراجع جميع التراخيص ونقارنها بقائمة الموظفين الفعليين.
فيلوحة تحكم إدارة IT الذي نبنيه لكل عميل يُظهر التراخيص وصناديق البريد والمقاعد حسب كل موظف في شاشة واحدة، ولذلك تستغرق المراجعة الفصلية دقائق وليس يوم عمل.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين Business Standard و Business Premium؟
Standard تمنحكم تطبيقات Office على الحاسوب وخدمات السحابة. Premium تضيف إدارة الأجهزة عبر Intune، الوصول المشروط وحماية البريد وأجهزة العمل عبر Defender. إن كانت لديكم معلومات حساسة أو موظفون يعملون من المنزل، فهذا هو الفرق بين الأمل والسيطرة.
كم تكلف رخصة لكل موظف؟
يتغير السعر لكل موظف حسب الخطة وعدد المقاعد ونوع الالتزام، وتقوم Microsoft بتحديثه من وقت لآخر. لذلك لا ننشر رقماً، بل نتحقق من السعر المحدّث لدى جهة الترخيص أثناء إعداد عرض السعر. وبوصفنا شريك Microsoft في إسرائيل، لدينا وصول مباشر إلى الترخيص والدعم.
هل تحتاجون إلى نسخ احتياطي خارجي لـ Microsoft 365؟
نعم. تضمن Microsoft توفر الخدمة، لا قدرتكم على استعادة ما حُذف. العناصر المحذوفة تبقى قابلة للاستعادة لفترة محدودة فقط، وبعدها تختفي. نحن نضيف نسخاً احتياطياً منفصلاً للبريد والملفات ومحتوى Teams.
هل يمكن الجمع بين خطط مختلفة في الشركة نفسها؟
يمكن، وهذا أمر شائع. موظفو المكتب يحصلون على Business Premium، والموظفون الذين يستخدمون البريد فقط يحصلون على خطة أخف. المهم أن يحصل كل من لديه وصول إلى معلومات حساسة على طبقة الحماية الكاملة.
كم يستغرق الانتقال من Gmail؟
يستغرق التخطيط والتحضير بضعة أيام، وتعمل المزامنة نفسها في الخلفية حسب حجم البريد. نُجري تبديل توجيه البريد في ساعة هادئة، وعادةً لا يلاحظ الموظفون سوى إعادة إعداد برنامجهم. نواكب جميع المراحل ونبقى متاحين 24/7 طوال فترة الانتقال.
مرتبط بالموضوع: خدمات تكنولوجيا المعلومات المُدارة · لوحة تحكم إدارة تكنولوجيا المعلومات · تراخيص وبرمجيات · تحدثوا معنا