Microsoft 365 не один продукт, а набор тарифных планов, и большинство компаний выбирают то, что предложил продавец, а не то, что им действительно нужно. Разница между планами заключается в основном в безопасности и управлении устройствами, а не размер почтового ящика. Мы партнёр Microsoft в Израиле и видим такие ошибки каждую неделю.
Что реально даёт каждый план
Прежде чем говорить о деньгах, стоит понять, что вы вообще получаете. Business Basic включает почту Exchange, Teams, SharePoint и OneDrive, а приложения Office доступны только в браузере и на мобильных устройствах. Business Standard добавляет настольные приложения Office, а также вебинары и инструменты планирования встреч. Business Premium берёт за основу Standard и добавляет уровень безопасности и управления: Intune для управления устройствами, расширенные возможности Entra ID, такие как условный доступ, и Defender для почты и рабочих станций. Планы Enterprise предназначены для организаций, которые превысили лимит Business в 300 пользователей или которым нужны более детальные инструменты соответствия требованиям и политик.
Обратите внимание на одну деталь. Разница между планами почти всегда в безопасности и управлении, а не в количестве приложений. Именно здесь бизнес чаще всего ошибается: в безопасности трудно заметить, чего не хватает, пока что-то не случится.
| План | Что входит | Кому подходит |
|---|---|---|
| Business Basic | Почта, Teams, SharePoint, OneDrive и Office в браузере | Небольшая команда, которая работает в облаке и которой не нужен установленный Office |
| Business Standard | Всё из Basic, плюс Office, установленный на компьютере | Бизнес, который работает с тяжёлыми файлами и локальным Office |
| Business Premium | Всё из Standard, плюс Intune, условный доступ и Defender | Бизнес до 300 сотрудников, которому нужны контроль и безопасность |
| Enterprise E3 | Лицензирование для крупной организации, архивирование и расширенные политики соответствия | Организация свыше 300 сотрудников или с требованиями к соответствию нормам |
| Enterprise E5 | Всё из E3, плюс расширенная защита, управление идентификацией и аналитика | Организация, которой нужны безопасность и расследование инцидентов на высоком уровне |
Почтовый ящик не равен лицензии
Это самая частая ошибка, с которой мы сталкиваемся. Лицензия привязана к человеку и позволяет ему входить в систему и пользоваться сервисами. Почтовый ящик же просто адрес. Есть типы ящиков, которым лицензия не нужна вообще.
- Персональная лицензия. Для каждого сотрудника, который подключается, читает почту и работает с приложениями.
- Общий ящик. Адрес для команды, например, для обращений или счетов, без личного входа и без лицензии.
- Алиас. Дополнительный адрес, письма на который приходят в тот же существующий ящик, без оплаты.
- Ящик ресурса. Переговорная или оборудование, которые бронируются через календарь.
Это напрямую отражается на счёте. Компания с 22 сотрудниками может обойтись 22 лицензиями и несколькими бесплатными общими ящиками, а может платить за 27 лицензий так, что никто этого не заметит. Когда мы берём новый аккаунт на обслуживание, это первое, что мы пересчитываем.
За что платят и чем не пользуются
Почти в каждом аккаунте, в который мы заходим, есть слой, за который платят и которым не пользуются. Не из-за небрежности, а потому что кто-то однажды купил большой пакет со скидкой, и через год никто не вернулся проверить.
- План с установленным Office для сотрудников, которые работают только в браузере.
- Лицензия Enterprise в компании на 40 человек, которой хватило бы Business Premium.
- Телефония в Teams без номеров, которую никто так и не настроил.
- Инструмент аналитики данных, включённый в большой пакет, который никто ни разу не открыл.
- Неиспользуемый OneDrive, потому что все файлы по-прежнему лежат на локальном сервере.
- Лицензии, которые остались активными у сотрудников, ушедших полгода назад.
Сама проверка проста. Мы смотрим на фактические входы по каждому рабочему месту за последние тридцать дней и на этой основе решаем, что сократить, а что заменить более подходящим планом.
Почему ответ чаще всего Business Premium
Для малого или среднего бизнеса, который хранит данные, утечка которых недопустима, Premium обычно верный выбор. Не из-за почтового ящика, а из-за того, что этот план позволяет делать с устройствами и учётными записями сотрудников.
- Управление устройствами. Intune обеспечивает шифрование, блокировку экрана и актуальные версии, а также позволяет удалённо стереть данные с потерянного телефона.
- Условный доступ.
Conditional AccessБлокирует вход с неавторизованного устройства или из неразрешённого места и делает двухфакторную аутентификацию обязательной для всех. - Защита почты и рабочих станций. Defender проверяет ссылки и вложения до того, как сотрудник на них нажмёт.
- Классификация данных. Документы можно помечать как внутренние и запрещать их передачу наружу.
Самый простой способ решить: спросить, кто работает с данными. Если в ваших ящиках и файлах есть бухгалтерия, зарплаты, договоры или данные клиентов, вам нужен уровень управления. Если команда работает только с публичной информацией, можно ограничиться меньшим и добавить Premium только тем, кому это действительно нужно.
Правильный для вас план тот, что покрывает устройства, учётные записи и почту, а не тот, что стоит первым в сравнительной таблице. Цена за сотрудника меняется часто, поэтому мы сверяем её с актуальным лицензированием при подготовке коммерческого предложения, а не называем цифру по памяти.
Что Microsoft не резервирует за вас
Microsoft отвечает за инфраструктуру и доступность сервиса. За вашу ошибку она не отвечает. Удалённый элемент можно восстановить в течение ограниченного времени, после чего он исчезает. Политика хранения не заменяет резервную копию и не вернёт состояние папки на определённую дату.
Поэтому каждый наш клиент получает отдельное резервное копирование почты, SharePoint, OneDrive и файлов Teams с долгосрочным хранением и возможностью восстановить целый ящик или папку в состоянии на конкретный день. Именно это спасает, когда сотрудник удаляет что-то по ошибке, уходит со скандалом или когда вымогательская программа шифрует синхронизированные файлы.
- Почта, календари и контакты каждого ящика, включая общие ящики.
- Библиотеки SharePoint и все личные папки в OneDrive.
- Файлы и переписка каналов Teams, которые фактически хранятся в SharePoint.
- Реальная проверка восстановления раз в квартал, потому что непроверенная резервная копия остаётся лишь предположением.
Корзина не заменяет резервную копию и не поможет, когда нужно восстановить папку, удалённую три месяца назад.
Переход с другого почтового провайдера
Большинство компаний приходят к нам с Gmail, локального сервера Exchange или почты хостинг-провайдера. Переход не обязан быть драматичным, но он обязан быть организованным.
- Составляем карту всех существующих ящиков, алиасов, списков рассылки и ящиков ресурсов.
- Разворачиваем новую среду и подтверждаем домен, пока не меняя маршрутизацию почты.
- Проводим пилотную миграцию двух или трёх ящиков и проверяем, что всё перенесено полностью.
- Синхронизируем все ящики в фоновом режиме, включая папки, контакты и календари.
- Переключаем почтовые записи DNS в спокойное время, обычно в выходные.
- Оставляем прежнего провайдера активным ещё на несколько недель для надёжности.
- Обновляем настройки на компьютерах и телефонах и проверяем, что подписи, сканеры и принтеры снова работают.
С нашим сопровождением простой почты измеряется минутами, а не часами, и мы на связи на протяжении всего перехода. Маршрутизацию почты переключаем только после того, как синхронизация завершена и проверена, поэтому ни одно письмо не потеряется.
Лицензии при приёме и увольнении сотрудника
Лицензирование не разовая покупка, а постоянный процесс. Без чёткого регламента число лицензий только растёт: добавить лицензию занимает минуту, а убрать её никто не вспоминает.
- Новый сотрудник: создаём пользователя, назначаем лицензию по должности и добавляем в нужные группы.
- Сотрудник уходит: блокируем вход в тот же день, а не в конце месяца.
- Превращаем его почтовый ящик в общий, чтобы сохранить историю, и снимаем лицензию.
- Передаём его файлы новому владельцу до удаления учётной записи.
- Раз в квартал сверяем все лицензии с фактическим списком сотрудников.
ВДашборд управления IT , который мы создаём для каждого клиента, лицензии, почтовые ящики и места в разрезе сотрудников видны на одном экране, поэтому ежеквартальная проверка занимает минуты, а не рабочий день.
Частые вопросы
В чём разница между Business Standard и Business Premium?
Standard даёт настольные приложения Office и облачные сервисы. Premium добавляет управление устройствами через Intune, условный доступ и защиту почты и рабочих станций с помощью Defender. Если у вас есть конфиденциальные данные или сотрудники работают из дома, это разница между надеждой и контролем.
Сколько стоит лицензия на одного сотрудника?
Цена за сотрудника зависит от плана, количества рабочих мест и типа подписки, и Microsoft периодически её обновляет. Поэтому мы не публикуем конкретную цифру, а проверяем актуальную стоимость лицензий при подготовке коммерческого предложения. Как у партнёра Microsoft в Израиле, у нас есть прямой доступ к лицензированию и поддержке.
Нужно ли внешнее резервное копирование для Microsoft 365?
Да. Microsoft гарантирует доступность сервиса, а не восстановление удалённых данных. Удалённые элементы можно вернуть лишь в течение ограниченного времени, после чего они исчезают навсегда. Мы добавляем отдельное резервное копирование почты, файлов и содержимого Teams.
Можно ли сочетать разные планы в одной компании?
Можно, и это распространённая практика. Офисные сотрудники получают Business Premium, а те, кому нужна только почта, получают более лёгкий план. Главное, чтобы у всех, кто имеет доступ к конфиденциальным данным, был полный уровень защиты.
Сколько времени занимает переход с Gmail?
Анализ и подготовка занимают несколько дней, а сама синхронизация идёт в фоновом режиме, в зависимости от объёма почты. Переключение маршрутизации почты выполняем в спокойные часы, и сотрудники обычно замечают только повторную настройку своих программ. Мы сопровождаем все этапы и доступны 24/7 на время перехода.
По теме: Управляемые IT-услуги · Дашборд управления IT · Лицензии и программное обеспечение · Свяжитесь с нами