Microsoft 365 היא לא מוצר אחד אלא סל של תוכניות, ורוב העסקים בוחרים לפי מה שהמוכר הציע ולא לפי מה שהם צריכים. הפער בין התוכניות הוא בעיקר אבטחה וניהול מכשירים, לא גודל התיבה. אנחנו שותף מיקרוסופט בישראל, ורואים את הטעויות האלה כל שבוע.
מה כל תוכנית נותנת בפועל
לפני שמדברים על כסף, כדאי לדעת מה בכלל מקבלים. Business Basic נותנת דואר Exchange, Teams, SharePoint ו-OneDrive, עם אפליקציות Office בדפדפן ובנייד בלבד. Business Standard מוסיפה את אפליקציות Office שמותקנות על המחשב, וגם וובינרים וכלי תיאום פגישות. Business Premium לוקחת את Standard ומוסיפה שכבה של אבטחה וניהול: Intune לניהול מכשירים, יכולות Entra ID מתקדמות כמו גישה מותנית, ו-Defender לדואר ולתחנות. תוכניות Enterprise נועדו לארגונים שעברו את תקרת 300 המשתמשים של Business, או שצריכים כלי ציות ומדיניות מפורטים יותר.
שימו לב לדבר אחד. ההבדל בין התוכניות הוא כמעט תמיד באבטחה ובניהול, לא במספר האפליקציות. זה גם המקום שבו עסקים טועים, כי באבטחה קשה לראות מה חסר עד שקורה משהו.
| תוכנית | מה מקבלים | למי זה מתאים |
|---|---|---|
| Business Basic | דואר, Teams, SharePoint, OneDrive ו-Office בדפדפן | צוות קטן שעובד בענן ולא צריך Office מותקן |
| Business Standard | כל מה שב-Basic, ועוד Office מותקן על המחשב | עסק שעובד עם קבצים כבדים ועם אופיס מקומי |
| Business Premium | כל מה שב-Standard, ועוד Intune, גישה מותנית ו-Defender | עסק עד 300 עובדים שרוצה שליטה ואבטחה |
| Enterprise E3 | רישוי לארגון גדול, ארכיון ומדיניות ציות רחבות | ארגון מעל 300 עובדים או עם דרישות ציות |
| Enterprise E5 | כל מה שב-E3, ועוד הגנה מתקדמת, זהות וניתוח | ארגון שצריך אבטחה וחקירה ברמה גבוהה |
תיבת דואר היא לא רישיון
זו הטעות הנפוצה ביותר שאנחנו פוגשים. רישיון משויך לאדם ומאפשר לו להתחבר ולהשתמש בשירותים. תיבת דואר היא כתובת. יש סוגי תיבות שלא צריכות רישיון בכלל.
- רישיון אישי. לכל עובד שמתחבר, קורא דואר ומשתמש באפליקציות.
- תיבה משותפת. כתובת לצוות, כמו פניות או חשבונות, בלי חיבור אישי ובלי רישיון.
- כינוי. כתובת נוספת שמגיעה לאותה תיבה קיימת, בלי עלות.
- תיבת משאב. חדר ישיבות או ציוד שמזמינים דרך לוח השנה.
ההשלכה על החשבון ישירה. חברה עם 22 עובדים יכולה להתנהל עם 22 רישיונות ועוד כמה תיבות משותפות בלי עלות, או לשלם על 27 רישיונות בלי שמישהו שם לב. כשאנחנו מקבלים חשבון חדש לניהול, זה הדבר הראשון שאנחנו סופרים.
מה קונים ולא משתמשים בו
כמעט בכל חשבון שאנחנו נכנסים אליו יש שכבה שמשלמים עליה ולא נוגעים בה. לא בגלל רשלנות, אלא בגלל שמישהו קנה חבילה גדולה בהנחה ואף אחד לא חזר לבדוק אחרי שנה.
- תוכנית עם Office מותקן, לעובדים שעובדים רק בדפדפן.
- רישיון Enterprise בחברה של 40 איש שהייתה צריכה Business Premium.
- טלפוניה בתוך Teams, בלי מספרים ובלי שאף אחד הגדיר אותה.
- כלי ניתוח נתונים שנכלל בחבילה הגדולה ואף אחד לא פתח.
- OneDrive שלא בשימוש, כי כל הקבצים עוד יושבים על שרת מקומי.
- רישיונות שנשארו פעילים לעובדים שעזבו לפני חצי שנה.
הבדיקה עצמה פשוטה. מסתכלים על ההתחברות בפועל של כל מושב בשלושים הימים האחרונים, ומשם מחליטים מה לצמצם ומה להחליף בתוכנית מתאימה יותר.
למה Business Premium היא לרוב התשובה
לעסק קטן או בינוני שמחזיק מידע שאסור לו לדלוף, Premium היא בדרך כלל הבחירה הנכונה. לא בגלל התיבה, אלא בגלל מה שהיא מאפשרת לעשות עם המכשירים ועם הזהויות של העובדים.
- ניהול מכשירים. Intune אוכף הצפנה, נעילת מסך וגרסאות מעודכנות, ומאפשר מחיקה מרחוק לנייד שאבד.
- גישה מותנית.
Conditional Accessחוסם התחברות ממכשיר או ממקום שלא אושרו, ומחייב אימות דו שלבי לכולם. - הגנת דואר ותחנות. Defender בודק קישורים וקבצים מצורפים לפני שהעובד לוחץ עליהם.
- סיווג מידע. אפשר לסמן מסמכים כפנימיים ולמנוע העברה שלהם החוצה.
הדרך הפשוטה להחליט היא לשאול מי נוגע במידע. אם יש לכם רואה חשבון, שכר, חוזים או פרטי לקוחות בתיבות ובקבצים, אתם צריכים את שכבת הניהול. אם הצוות עובד רק מול מידע פומבי, אפשר להסתפק בפחות ולהוסיף Premium רק למי שצריך.
התוכנית הנכונה לכם היא זו שמכסה מכשירים, זהות ודואר, לא זו שמופיעה ראשונה בטבלת ההשוואה. המחיר לעובד משתנה לעיתים תכופות, ולכן אנחנו בודקים אותו מול הרישוי בזמן הכנת ההצעה ולא מצטטים מספר מהזיכרון.
מה מיקרוסופט לא מגבה בשבילכם
מיקרוסופט אחראית על התשתית ועל הזמינות של השירות. היא לא אחראית על טעות שלכם. פריט שנמחק ניתן לשחזור לפרק זמן מוגבל, ואחרי זה הוא נעלם. מדיניות שמירה היא לא גיבוי, והיא לא מחזירה מצב של תיקייה מתאריך מסוים.
לכן כל לקוח שלנו מקבל גיבוי נפרד לדואר, ל-SharePoint, ל-OneDrive ולקבצים של Teams, עם שמירה לתקופה ארוכה ואפשרות לשחזר תיבה או תיקייה שלמה למצב שהיה ביום מסוים. זה מה שמציל כשעובד מוחק בטעות, כשעובד עוזב בכעס, או כשכופר מצפין קבצים מסונכרנים.
- דואר, לוחות שנה ואנשי קשר של כל תיבה, כולל תיבות משותפות.
- ספריות SharePoint וכל התיקיות האישיות ב-OneDrive.
- קבצים ושיחות ערוץ של Teams, שיושבים בפועל ב-SharePoint.
- בדיקת שחזור אמיתית פעם ברבעון, כי גיבוי שלא נבדק הוא הנחה.
סל המיחזור הוא לא גיבוי, והוא לא יעזור כשצריך לשחזר תיקייה שנמחקה לפני שלושה חודשים.
מעבר מספק דואר אחר
רוב העסקים שמגיעים אלינו באים מ-Gmail, משרת Exchange מקומי או מדואר של ספק אחסון. המעבר לא חייב להיות דרמטי, אבל הוא חייב להיות מסודר.
- ממפים את כל התיבות, הכינויים, רשימות ההפצה ותיבות המשאבים שקיימות היום.
- מקימים את הסביבה החדשה ומאמתים את הדומיין, בלי לשנות עדיין את ניתוב הדואר.
- מריצים הגירת פיילוט על שתיים או שלוש תיבות ובודקים שהכול הגיע במלואו.
- מסנכרנים את כל התיבות ברקע, כולל תיקיות, אנשי קשר ולוחות שנה.
- מחליפים את רשומות הדואר בשעה שקטה, בדרך כלל בסוף שבוע.
- משאירים את הספק הקודם פעיל עוד כמה שבועות ליתר ביטחון.
- מעדכנים את המחשבים והטלפונים ומוודאים שחתימות, סורקים ומדפסות חוזרים לעבוד.
בליווי שלנו הזמן שבו הדואר לא זמין נמדד בדקות ולא בשעות, ואנחנו זמינים לאורך כל המעבר. את הצעד של החלפת ניתוב הדואר עושים אחרי שהסנכרון הושלם ונבדק, ולכן אין רגע שבו הודעה נופלת בין הכיסאות.
רישיונות כשעובד נכנס וכשעובד עוזב
רישוי הוא לא קנייה חד פעמית, הוא תהליך שוטף. בלי נוהל ברור המספר רק עולה, כי להוסיף רישיון לוקח דקה ולהסיר אותו אף אחד לא זוכר.
- עובד חדש: פותחים משתמש, משייכים רישיון לפי התפקיד ומוסיפים לקבוצות הנכונות.
- עובד שעוזב: חוסמים את ההתחברות באותו יום, לא בסוף החודש.
- הופכים את התיבה שלו לתיבה משותפת כדי לשמור את ההיסטוריה, ומסירים את הרישיון.
- מעבירים את הקבצים שלו לבעלים החדש לפני שמוחקים את החשבון.
- פעם ברבעון עוברים על כל הרישיונות ומשווים לרשימת העובדים בפועל.
בדשבורד ניהול ה-IT שאנחנו בונים לכל לקוח רואים רישיונות, תיבות ומושבים לפי עובד במסך אחד, ולכן הבדיקה הרבעונית לוקחת דקות ולא יום עבודה.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין Business Standard ל-Business Premium?
Standard נותנת את אפליקציות Office על המחשב ואת שירותי הענן. Premium מוסיפה ניהול מכשירים עם Intune, גישה מותנית והגנה על הדואר ועל התחנות עם Defender. אם יש לכם מידע רגיש או עובדים שעובדים מהבית, זה ההבדל בין תקווה לשליטה.
כמה עולה רישיון לעובד?
המחיר לעובד משתנה לפי התוכנית, לפי מספר המושבים ולפי סוג ההתחייבות, ומיקרוסופט מעדכנת אותו מדי פעם. לכן אנחנו לא מפרסמים מספר, אלא בודקים את המחיר העדכני מול הרישוי בזמן הכנת ההצעה. כשותף מיקרוסופט בישראל יש לנו גישה ישירה לרישוי ולתמיכה.
האם צריך גיבוי חיצוני ל-Microsoft 365?
כן. מיקרוסופט מבטיחה שהשירות יהיה זמין, לא שתוכלו לשחזר מה שנמחק. פריטים שנמחקו זמינים לשחזור לזמן מוגבל בלבד, ואחריו הם נעלמים. אנחנו מוסיפים גיבוי נפרד לדואר, לקבצים ולתכני Teams.
אפשר לשלב תוכניות שונות באותה חברה?
אפשר, וזה נפוץ. עובדי משרד מקבלים Business Premium, ועובדים שנכנסים רק לדואר מקבלים תוכנית קלה יותר. העיקר שמי שיש לו גישה למידע רגיש יקבל את שכבת ההגנה המלאה.
כמה זמן לוקח מעבר מ-Gmail?
המיפוי וההכנה לוקחים כמה ימים, והסנכרון עצמו רץ ברקע לפי נפח הדואר. את החלפת ניתוב הדואר עושים בשעה שקטה, והעובדים בדרך כלל מרגישים רק את ההגדרה מחדש של התוכנה שלהם. אנחנו מלווים את כל השלבים וזמינים 24/7 בזמן המעבר.
קשור לנושא: שירותי IT מנוהלים · דשבורד ניהול IT · רישוי ותוכנה · דברו איתנו