تكاد كل طلبات تطوير التطبيقات تبدأ من المكان نفسه. هناك عملية يدوية تستهلك ساعات، وقال أحدهم إن تطبيقاً سيحل المشكلة. وأحياناً يكون ذلك صحيحاً. في الغالب يمكن حل المشكلة نفسها بأتمتة، أو بنموذج، أو بأداة تدفعون ثمنها بالفعل، بتكلفة ووقت أقل بكثير.
المشكلة الحقيقية ليست التطبيق
عندما يقول صاحب عمل إنه بحاجة إلى تطبيق، فهو في الغالب يصف حلاً وليس مشكلة. يستحق الأمر التوقف والرجوع خطوة إلى الوراء. ما هي العملية التي لا تعمل، من ينفذها اليوم، كم مرة في اليوم، وماذا يحدث عندما تتعطل. هذه الإجابات هي التي تحدد ما إذا كنتم بحاجة إلى تطوير أو مجرد ترتيب.
في معظم الحالات التي نواجهها، يتعلق الأمر بثلاث مشكلات. معلومات تتنقل بين WhatsApp وExcel والبريد الإلكتروني. موافقات تعتمد على شخص واحد يكون في إجازة. وتقرير يجمعه أحدهم يدوياً في نهاية كل شهر. لا يحتاج أي منها إلى تطبيق في متجر التطبيقات.
- ما العملية المقصودة، وكم شخصاً تمر بهم
- كم من الوقت تستهلك أسبوعياً، بأرقامكم أنتم
- ما هو الخطأ الذي يتكرر فيها، ولماذا يحدث
- ما هي المعلومات التي تدخل إليها وما الذي يخرج منها
- من سيتولى صيانة الحل بعد سنتين
وهناك سؤال أخير، وربما الأهم. إذا اختفت هذه العملية صباح الغد، ما الذي سيتعطل فعلاً. كثيراً ما نكتشف أن لا أحد يقرأ التقرير الذي يعدّه أحدهم بجهد كبير في نهاية كل شهر.
ما التكلفة الحقيقية للتطبيق، على المدى الطويل
عرض السعر للتطوير هو البداية فقط. التطبيق منتج حي، والمنتج الحي يتطلب إنفاقاً مستمراً. قبل اتخاذ القرار، من الأفضل وضع كل البنود على الطاولة، وليس السطر الأول منها فقط.
| البند | متى يتكرر |
|---|---|
| التوصيف والتطوير الأولي | دفعة واحدة، لكنها تكبر في الطريق دائماً تقريباً |
| الصيانة وإصلاح الأخطاء | مستمر، طوال عمر المنتج |
| حسابات المطوّر في متاجر التطبيقات | اشتراك سنوي، لكل منصة على حدة |
| التوافق مع إصدارات أنظمة التشغيل الجديدة | مرة في السنة على الأقل، بصرف النظر عن رغبتكم |
| الأمن والنسخ الاحتياطي وبنية الخادم | مستمر، حتى عندما لا يوجد مستخدمون جدد |
| تغيير المطوّر أو المورّد | في كل مرة يغادر فيها أحدهم |
لهذا نطلب من عملائنا التفكير بأفق خمس سنوات وليس ثلاثة أشهر. التطبيق الذي يبدو رخيصاً في عرض السعر قد يتحول إلى البند الأغلى في الميزانية الرقمية، خصوصاً إذا لم يجلب مستخدمين جدداً يبررون وجوده.
وهناك تكلفة لا تظهر في الجدول: انتباهكم. كل منتج تملكونه يتطلب قرارات واختبارات وأشخاصاً يتذكرون كيف بُني. هذا وقت المديرين وليس مالاً فقط، ولذلك فإن العرض الذي بدا مجدياً في مرحلة القرار يستحق مراجعة جديدة بعد سنة.
متى يكون التطبيق المخصص مبرراً فعلاً
هناك حالات لا يوجد فيها بديل حقيقي، وعندها من الأفضل الاستثمار والقيام بذلك بشكل صحيح من اليوم الأول. العلامة هي أن الحاجة خاصة بكم وحدكم، وتمس المال أو السلامة، ولا تغطيها أي أداة جاهزة.
- أنتم تبيعون الأداة نفسها لعملائكم، وهي المنتج
- العملية تتطلب عتاداً أو مستشعراً لا توجد له واجهة قائمة
- عمل ميداني بدون اتصال بالشبكة، مع مزامنة لاحقة
- حجم استخدام كبير جداً، تتجاوز فيه تكلفة تراخيص المستخدمين لأداة جاهزة تكلفة التطوير
- متطلب تنظيمي يفرض سيطرة كاملة على مكان تخزين البيانات
إذا وجدتم أنفسكم في أحد هذه البنود، فتوجهوا إلى مطوّر أو شركة برمجيات. نحن لا نطوّر التطبيقات ولن نحاول بيعكم ذلك. ما نقوم به فعلاً هو البنية التحتية وأمن المعلومات والأتمتة حول الحل الذي تختارونه.
حتى في هذه الحالات يستحق الأمر التقسيم. طوّروا الجزء الذي لا بديل له، واتركوا الباقي لأدوات قائمة. مشروع صغير يخرج إلى النور أفضل من منصة كاملة تُبنى خلال سنة وتبقى في الدرج.
ما الذي يمكن حله بما تدفعون ثمنه بالفعل
لدى معظم الشركات اشتراك Microsoft 365 لا يُستخدم إلا جزئياً. بداخله نماذج، وقوائم مشتركة، وموافقات تلقائية، وتخزين منظم، وأدوات AI. ليس تطبيقاً بأيقونة على الشاشة، لكنه ينجز العمل.
- نموذج يغذّي قائمة مشتركة، بدلاً من رسائل تتبعثر في WhatsApp
- أتمتة ترسل طلب موافقة إلى المدير وتوثّق الرد
- ملف يتحدّث تلقائياً ويُنتج التقرير الشهري
- تذكير يُرسل عندما تتجاوز مهمة موعدها
- مساعد AI يصوغ الردود ويلخّص طلبات العملاء
في لوحة التحكم التي نبنيها لكل عميل تظهر أيضًا نسبة استخدام المقاعد وأدوات الـ AI، بحيث يمكنكم التوقف عن الدفع على ما لا يُستخدم وتوجيه الميزانية إلى ما يعمل فعلًا. أما التراخيص نفسها فيمكن طلبها عبر متجر البرمجيات لدينا.
هذه الأمور نطبّقها لدى عملائنا كجزء من العمل اليومي المستمر. ليس كمشروع منفصل بمواصفات طويلة، بل عملية واحدة في كل مرة، حسب ما يؤلم فعلًا في تلك اللحظة.
ارسموا خريطة العملية قبل إدخال الأدوات
أتمتة عملية فوضوية تعطيكم فوضى أسرع. لذلك نبدأ بالقلم وليس بالأداة. لقاء لمدة ساعة مع الأشخاص الذين ينفذون العمل فعلًا يساوي أكثر من أي وثيقة مواصفات كُتبت في غرفة أخرى.
- دوّنوا العملية خطوة بخطوة، كما تحدث اليوم فعلًا وليس كما كان يُفترض أن تحدث
- حدّدوا كل نقطة تُنقل فيها المعلومات يدويًا من أداة إلى أخرى
- حدّدوا كل نقطة تتوقف فيها العملية بانتظار شخص معيّن
- احذفوا الخطوات التي لا يستطيع أحد تفسير سبب وجودها
- اختاروا خطوة واحدة للأتمتة، الأكثر إيلامًا والأبسط في الوقت نفسه
- شغّلوها أسبوعين بالتوازي مع العملية اليدوية، ثم أوقفوا اليدوية
ووثّقوا النتيجة. مخطط واحد وبضعة أسطر من الشرح تكفي. هكذا من يصل إلى هذه العملية بعد سنة، عندكم أو عندنا، سيفهم ما الذي يعمل ولماذا، ولن يخشى لمسه.
أتمتة واحدة تعمل وتبني الثقة تدفعكم إلى الأمام أكثر من مشروع كبير يتعطل في منتصف الطريق. بعد أن تعمل الأولى شهرًا كاملًا دون تدخل، انتقلوا إلى التالية.
البيانات والأمن والسؤال: هل وفّر ذلك وقتاً فعلاً
كل أداة تلمس بيانات الشركة تصبح شريكًا لكم في هذه البيانات. قبل الربط، تحققوا أين تُخزَّن البيانات، ومن في طرفهم يمكنه رؤيتها، وما الذي يحدث للبيانات إذا توقفتم عن الدفع، وهل الاشتراك الذي اشتريتموه مناسب أصلًا للاستخدام التجاري.
- تسجيل الدخول عبر الحساب المؤسسي، دون مستخدم مشترك
- المصادقة الثنائية إلزامية، حتى على الأدوات الجانبية الصغيرة
- صلاحيات حسب الدور الوظيفي، وليس وصولًا كاملًا للجميع
- إلغاء الوصول تلقائيًا في يوم انتهاء عمل الموظف
- إجابة واضحة عن سؤال: هل تُستخدم بياناتكم لتدريب نموذج
سؤال آخر يجدر طرحه: ما الذي يحدث عندما تتعطل الأداة. إذا كانت عملية أساسية عندكم تعتمد على خدمة خارجية، فمن الأفضل أن يكون لديكم إجراء يدوي مؤقت. حتى صفحة واحدة بتعليمات لحالات الطوارئ تصنع الفرق.
ثم نقيس. قبل التطبيق دوّنوا كم من الوقت استهلكت العملية أسبوعيًا وكم خطأ وقع فيها. بعد شهر، قيسوا الأمر نفسه بالطريقة نفسها. إذا كان التوفير أقل من الجهد، أوقفوا الأتمتة دون اعتذار. هذه الجولة نقوم بها مع عملائنا في إطار خدمات تكنولوجيا المعلومات المُدارة.
الأسئلة الشائعة
كيف نعرف إن كانت الأتمتة تكفي بدلاً من تطبيق؟
اسألوا إن كانت الحاجة تنقسم إلى نموذج، قائمة، موافقة وتقرير. إذا كان الجواب نعم، فالأتمتة تكفي دائماً تقريباً. أما إذا تطلّبت العملية عتاداً خاصاً، أو العمل بدون شبكة، أو كانت هي المنتج الذي تبيعونه، فهذه بالضبط الحالة التي يكون فيها التطوير مبرَّراً.
هل تطوّر MO-TECH تطبيقات؟
لا. نحن نقدّم خدمات تكنولوجيا المعلومات المُدارة، أمن المعلومات والأمن السيبراني، معدات الحوسبة والهواتف بأسعار المستورد، والاستشارة وتطبيق حلول AI. إذا احتجتم إلى تطوير، اعملوا مع مطوّر، ونحن نتولى البنية التحتية والصلاحيات والأمن من حوله. كذلك تُنفَّذ الأتمتة داخل Microsoft 365 لدينا.
كم من الوقت يستغرق تطبيق أتمتة واحدة؟
العملية البسيطة والمُخطَّطة جيداً تُنجَز خلال بضعة أيام عمل، بما في ذلك الاختبارات. ما يطيل المدة عادةً ليس الأداة، بل اتفاق الأشخاص على كيفية سير العملية. لذلك نبدأ بجلسة تخطيط وليس بالإعدادات.
ماذا نفعل بتطبيق قائم لا يتولى أحد صيانته؟
أولاً نتحقق ممن يملك الكود وحسابات متاجر التطبيقات والخادم. ثم نقرر ما إذا كان الأفضل نقل الصيانة إلى جهة أخرى، أو تجميد التطبيق، أو استبداله بأتمتة. حتى التطبيق الذي لا يتطور بحاجة إلى تحديثات أمنية ونسخ احتياطي، وإلا تحول إلى مصدر خطر.
مرتبط بالموضوع: خدمات تكنولوجيا المعلومات المُدارة · لوحة تحكم لإدارة IT ومقاعد البرمجيات · تراخيص وبرمجيات · لاستشارة