Почти каждый запрос на приложение начинается одинаково. Есть ручной процесс, который отнимает часы, и кто-то сказал, что приложение его решит. Иногда это действительно так. Обычно ту же боль можно снять автоматизацией, формой или инструментом, за который вы уже платите, при значительно меньших затратах и за гораздо меньшее время.
Настоящая проблема не в приложении
Когда бизнес говорит, что ему нужно приложение, он обычно описывает решение, а не проблему. Стоит остановиться и сделать шаг назад. Какой процесс не работает, кто выполняет его сегодня, сколько раз в день, и что происходит, когда он застревает. Ответы на эти вопросы определяют, нужна ли разработка или просто порядок.
В большинстве случаев, с которыми мы сталкиваемся, речь идёт о трёх болевых точках. Информация, которая кочует между WhatsApp, Excel и почтой. Согласования, которые зависят от одного человека, уехавшего в отпуск. И отчёт, который кто-то вручную собирает в конце каждого месяца. Ни одна из них не требует приложения в магазине.
- О каком процессе идёт речь и через сколько человек он проходит
- Сколько времени он занимает в неделю, в ваших цифрах
- Какая ошибка в нём повторяется и почему она возникает
- Какие данные в него входят и какие из него выходят
- Кто будет поддерживать решение через два года
И последний вопрос, возможно, самый важный. Если завтра утром этот процесс исчезнет, что на самом деле сломается. Нередко выясняется, что отчёт, который кто-то старательно готовит в конце каждого месяца, никто не читает.
Сколько приложение стоит на самом деле, за годы
Коммерческое предложение на разработку покрывает только начало. Приложение остаётся живым продуктом, а живой продукт требует постоянных расходов. Прежде чем принимать решение, стоит выложить на стол все статьи затрат, а не только первую строку.
| Статья расходов | Как часто повторяется |
|---|---|
| Проектирование и первичная разработка | Разово, но почти всегда растёт по ходу работы |
| Поддержка и исправление ошибок | Постоянно, на протяжении всей жизни продукта |
| Аккаунты разработчика в магазинах приложений | Годовая подписка, отдельно для каждой платформы |
| Адаптация к новым версиям операционных систем | Минимум раз в год, независимо от вашего желания |
| Безопасность, резервное копирование и серверная инфраструктура | Постоянно, даже когда новых пользователей нет |
| Смена разработчика или подрядчика | Каждый раз, когда кто-то уходит |
Поэтому мы просим клиентов мыслить горизонтом в пять лет, а не в три месяца. Приложение, которое выглядит дёшево в предложении, может стать самой дорогой статьёй цифрового бюджета, особенно если оно не приводит новых пользователей, которые бы его оправдали.
Есть и расход, которого нет в таблице: ваше внимание. Каждый продукт, который вы содержите, требует решений, проверок и людей, помнящих, как он устроен. Это время руководителей, а не только деньги, поэтому предложение, которое казалось выгодным на этапе решения, стоит пересмотреть через год.
Когда заказное приложение действительно оправдано
Бывают ситуации, когда альтернативы действительно нет, и тогда лучше вложиться и сделать всё правильно с первого дня. Признак такой ситуации: потребность уникальна именно для вас, касается денег или безопасности, и ни одно готовое решение её не закрывает.
- Вы продаёте сам инструмент клиентам, и именно он ваш продукт
- Процесс требует оборудования или датчика без готового интерфейса
- Работа в полевых условиях без сети, с последующей синхронизацией
- Очень большой объём использования, при котором лицензии на готовый инструмент стоят дороже разработки
- Регуляторное требование полного контроля над тем, где хранятся данные
Если вы узнали себя в одном из пунктов, обратитесь к разработчику или в компанию по разработке ПО. Мы не занимаемся разработкой приложений и не будем пытаться вам её продать. Наша часть: инфраструктура, информационная безопасность и автоматизация вокруг выбранного вами решения.
Но и в этих случаях стоит разделить задачу. Разработайте ту часть, которой нет замены, а остальное оставьте существующим инструментам. Небольшой проект, который реально запущен, лучше целой платформы, которую строят год и оставляют в ящике стола.
Что можно решить тем, за что вы уже платите
У большинства компаний есть подписка Microsoft 365, которая используется лишь частично. Внутри уже есть формы, общие списки, автоматические согласования, упорядоченное хранение и инструменты AI. Это не приложение с иконкой на экране, но оно делает свою работу.
- Форма, которая заполняет общий список, вместо сообщений, разбросанных по WhatsApp
- Автоматизация, которая отправляет руководителю запрос на согласование и фиксирует ответ
- Файл, который обновляется сам и формирует ежемесячный отчёт
- Напоминание, которое отправляется, когда задача просрочена
- AI-ассистент, который формулирует ответы и резюмирует обращения клиентов
В дашборде, который мы создаём для каждого клиента, видно и использование лицензионных мест, и AI-инструменты. Так вы перестаёте платить за то, чем никто не пользуется, и направляете деньги туда, где они работают. Сами лицензии можно заказать через Магазин программного обеспечения .
Всё это мы внедряем у клиентов в рамках текущей работы. Не как отдельный проект с длинным техзаданием, а по одному процессу за раз, начиная с того, что действительно мешает именно сейчас.
Разберите процесс по шагам, прежде чем внедрять инструменты
Автоматизация хаотичного процесса даёт лишь более быстрый хаос. Поэтому начинаем с карандаша, а не с инструмента. Час разговора с людьми, которые реально делают эту работу, ценнее любого техзадания, написанного в другом кабинете.
- Запишите процесс шаг за шагом: так, как он идёт сегодня, а не так, как должен был бы идти
- Отметьте каждую точку, где данные вручную переносятся из одного инструмента в другой
- Отметьте каждую точку, где процесс останавливается и ждёт конкретного человека
- Удалите шаги, смысл которых никто не может объяснить
- Выберите для автоматизации один шаг: самый болезненный и самый простой
- Запустите его на две недели параллельно с ручным процессом, затем отключите ручной
И задокументируйте результат. Одной схемы и нескольких строк пояснения достаточно. Тогда тот, кто столкнётся с процессом через год, у вас или у нас, поймёт, что работает и почему, и не побоится к нему прикоснуться.
Одна работающая автоматизация, которая вызывает доверие, продвигает вас дальше, чем большой проект, застрявший на середине. Когда первая проработает целый месяц без вмешательства, беритесь за следующую.
Данные, безопасность и вопрос, сэкономило ли это время
Любой инструмент, который касается данных компании, становится вашим партнёром по этим данным. Перед подключением выясните, где хранятся данные, кто с их стороны может их видеть, что произойдёт с информацией, если вы перестанете платить, и подходит ли вообще купленная подписка для бизнес-использования.
- Вход через корпоративную учётную запись, без общего пользователя
- Обязательная двухфакторная аутентификация, даже для небольшого вспомогательного инструмента
- Права доступа по ролям, а не полный доступ для всех
- Автоматическое отключение доступа в день ухода сотрудника
- Чёткий ответ на вопрос, используются ли ваши данные для обучения модели
Ещё один вопрос, который стоит задать: что происходит, когда инструмент падает. Если ключевой процесс у вас зависит от внешнего сервиса, нужна временная ручная процедура. Даже одна страница с инструкциями на экстренный случай меняет дело.
А затем измеряем. Перед внедрением запишите, сколько времени процесс занимал в неделю и сколько в нём было ошибок. Через месяц измерьте то же самое тем же способом. Если экономия меньше затраченных усилий, отключите автоматизацию без сожалений. Этот цикл мы проходим с клиентами в рамках Управляемый IT.
Частые вопросы
Как понять, хватит ли автоматизации вместо приложения?
Спросите себя, раскладывается ли задача на форму, список, согласование и отчёт. Если да, автоматизации почти всегда достаточно. Если процесс требует специального оборудования, работы без сети или сам является продуктом, который вы продаёте, это именно тот случай, когда разработка оправдана.
MO-TECH разрабатывает приложения?
Нет. Мы занимаемся управляемыми IT-услугами, информационной безопасностью и кибербезопасностью, поставкой компьютерной техники и мобильных устройств по ценам импортёра, а также консультированием и внедрением AI. Если нужна разработка, работайте с разработчиком, а мы возьмём на себя инфраструктуру, права доступа и безопасность вокруг неё. Автоматизации внутри Microsoft 365 мы тоже делаем сами.
Сколько времени занимает внедрение одной автоматизации?
Простой и описанный процесс закрывается за несколько рабочих дней, включая тестирование. Затягивает обычно не инструмент, а согласование между людьми того, как процесс должен работать. Поэтому мы начинаем со встречи по картированию процесса, а не с настроек.
Что делать с существующим приложением, которое никто не поддерживает?
Сначала выясняем, у кого находятся код, аккаунты в магазинах приложений и сервер. Затем решаем: передать поддержку, заморозить или заменить автоматизацией. Даже приложение, которое не развивается, нуждается в обновлениях безопасности и резервном копировании, иначе оно превращается в риск.
По теме: Управляемые IT-услуги · Дашборд управления IT и лицензионными местами · Лицензии и программное обеспечение · Записаться на консультацию