כמעט כל בקשה לאפליקציה מתחילה מאותו מקום. יש תהליך ידני שגוזל שעות, ומישהו אמר שאפליקציה תפתור אותו. לפעמים זה נכון. בדרך כלל אפשר לפתור את אותו כאב באוטומציה, בטופס או בכלי שכבר משלמים עליו, בעלות ובזמן קטנים בהרבה.
הבעיה האמיתית היא לא האפליקציה
כשעסק אומר שהוא צריך אפליקציה, הוא בדרך כלל מתאר פתרון ולא בעיה. שווה לעצור ולחזור צעד אחורה. מה התהליך שלא עובד, מי מבצע אותו היום, כמה פעמים ביום, ומה קורה כשהוא נתקע. התשובות האלה קובעות אם צריך פיתוח או רק סדר.
ברוב המקרים שאנחנו פוגשים מדובר בשלושה כאבים. מידע שמתגלגל בין וואטסאפ, אקסל ודואר. אישורים שתלויים באדם אחד שנמצא בחופשה. ודוח שמישהו מרכיב ידנית בכל סוף חודש. אף אחד מהם לא דורש אפליקציה בחנות.
- באיזה תהליך מדובר, ובכמה אנשים הוא עובר
- כמה זמן הוא לוקח בשבוע, במספרים שלכם
- איזו שגיאה חוזרת בו, ולמה היא קורית
- איזה מידע נכנס אליו ואיזה יוצא ממנו
- מי יתחזק את הפתרון בעוד שנתיים
ויש שאלה אחרונה, ואולי הכי חשובה. אם התהליך הזה ייעלם מחר בבוקר, מה באמת נשבר. לא פעם מגלים שאף אחד לא קורא את הדוח שמישהו מכין בעמל בכל סוף חודש.
מה אפליקציה עולה באמת, לאורך זמן
הצעת המחיר לפיתוח היא רק ההתחלה. אפליקציה היא מוצר חי, ומוצר חי דורש תשלום שוטף. לפני שמחליטים כדאי לראות את כל הסעיפים על השולחן, לא רק את השורה הראשונה שלהם.
| סעיף | מתי הוא חוזר |
|---|---|
| אפיון ופיתוח ראשוני | חד פעמי, אבל כמעט תמיד גדל בדרך |
| תחזוקה ותיקוני באגים | שוטף, לכל אורך החיים של המוצר |
| חשבונות מפתח בחנויות האפליקציות | מנוי שנתי, לכל פלטפורמה בנפרד |
| התאמה לגרסאות מערכת הפעלה חדשות | לפחות פעם בשנה, בלי קשר לרצון שלכם |
| אבטחה, גיבוי ותשתית שרת | שוטף, גם כשאין משתמשים חדשים |
| החלפת מפתח או ספק | בכל פעם שמישהו עוזב |
לכן אנחנו מבקשים מלקוחות לחשוב בחמש שנים ולא בשלושה חודשים. אפליקציה שנראית זולה בהצעה יכולה להפוך לסעיף היקר בתקציב הדיגיטל, בעיקר אם היא לא מביאה משתמשים חדשים שמצדיקים אותה.
יש גם עלות שלא מופיעה בטבלה, תשומת הלב שלכם. כל מוצר שאתם מחזיקים דורש החלטות, בדיקות ואנשים שזוכרים איך הוא בנוי. זה זמן של מנהלים ולא רק כסף, ולכן הצעה שנראתה משתלמת בשלב ההחלטה שווה בדיקה חוזרת אחרי שנה.
מתי אפליקציה בהתאמה אישית כן מוצדקת
יש מצבים שבהם אין באמת חלופה, ואז עדיף להשקיע ולעשות את זה נכון מהיום הראשון. הסימן הוא שהצורך ייחודי לכם, נוגע בכסף או בבטיחות, ואף כלי מדף לא מכסה אותו.
- אתם מוכרים את הכלי עצמו ללקוחות, והוא המוצר
- התהליך דורש חומרה או חיישן שאין לו ממשק קיים
- עבודה בשטח בלי רשת, עם סנכרון מאוחר יותר
- נפח שימוש גדול מאוד, שבו עלות המושבים לכלי מדף עולה על פיתוח
- דרישה רגולטורית שמחייבת שליטה מלאה במקום שבו הנתונים יושבים
אם זיהיתם את עצמכם באחת השורות, פנו למפתח או לבית תוכנה. אנחנו לא עושים פיתוח אפליקציות ולא ננסה למכור לכם אותו. מה שאנחנו כן עושים זה התשתית, אבטחת המידע והאוטומציה סביב הפתרון שתבחרו.
גם במקרים האלה שווה לפצל. פתחו את החלק שאין לו תחליף, והשאירו את השאר לכלים קיימים. פרויקט קטן שיוצא לאוויר עדיף על פלטפורמה שלמה שנבנית שנה ונשארת במגירה.
מה אפשר לפתור עם מה שכבר משלמים עליו
לרוב העסקים יש מנוי מיקרוסופט 365 שמנוצל חלקית בלבד. בתוכו יש טפסים, רשימות משותפות, אישורים אוטומטיים, אחסון מסודר וכלי AI. זה לא אפליקציה עם אייקון על המסך, אבל זה עושה את העבודה.
- טופס שמזין רשימה משותפת, במקום הודעות שמתפזרות בוואטסאפ
- אוטומציה ששולחת בקשת אישור למנהל ומתעדת את התשובה
- קובץ שמתעדכן לבד ומייצר את הדוח החודשי
- תזכורת שנשלחת כשמשימה עוברת את התאריך שלה
- עוזר AI שמנסח תשובות ומסכם פניות של לקוחות
בדשבורד שאנחנו בונים לכל לקוח רואים גם את ניצול המושבים ואת כלי ה-AI, כך שאפשר להפסיק לשלם על מה שלא בשימוש ולהפנות את הכסף למה שכן עובד. את הרישוי עצמו אפשר להזמין דרך חנות התוכנה שלנו.
את הדברים האלה אנחנו מטמיעים אצל לקוחות כחלק מהעבודה השוטפת. לא כפרויקט נפרד עם אפיון ארוך, אלא תהליך אחד בכל פעם, לפי מה שכואב באמת באותו רגע.
מפו את התהליך לפני שאתם מכניסים כלים
אוטומציה של תהליך מבולגן נותנת בלגן מהיר יותר. לכן מתחילים בעיפרון ולא בכלי. מפגש של שעה עם האנשים שעושים את העבודה בפועל שווה יותר מכל מסמך אפיון שנכתב בחדר אחר.
- רשמו את התהליך צעד אחר צעד, כמו שהוא קורה היום ולא כמו שהיה אמור לקרות
- סמנו כל נקודה שבה מידע מועבר ידנית מכלי אחד לשני
- סמנו כל נקודה שבה התהליך עוצר ומחכה לאדם מסוים
- מחקו צעדים שאף אחד לא יודע להסביר למה הם קיימים
- בחרו צעד אחד לאוטומציה, את הכאוב והפשוט ביותר
- הריצו אותו שבועיים במקביל לתהליך הידני, ואז כבו את הידני
ותעדו את מה שיצא. שרטוט אחד וכמה שורות הסבר מספיקים. ככה מי שיגיע לתהליך בעוד שנה, אצלכם או אצלנו, יבין מה רץ ולמה, ולא יפחד לגעת בו.
אוטומציה אחת שעובדת ומייצרת אמון מקדמת אותכם יותר מפרויקט גדול שנתקע באמצע. אחרי שהראשונה רצה חודש שלם בלי טיפול, קחו את הבאה.
הנתונים, האבטחה והשאלה אם זה חסך זמן
כל כלי שנוגע במידע של החברה הוא שותף שלכם למידע הזה. לפני חיבור, בררו איפה הנתונים יושבים, מי בצד שלהם יכול לראות אותם, מה קורה למידע אם תפסיקו לשלם, והאם המנוי שקניתם מתאים בכלל לשימוש עסקי.
- התחברות דרך החשבון הארגוני, בלי משתמש משותף
- אימות דו שלבי חובה, גם על כלי צדדי וקטן
- הרשאות לפי תפקיד, לא גישה מלאה לכולם
- ביטול גישה אוטומטי ביום שעובד מסיים
- תשובה ברורה לשאלה אם הנתונים שלכם מאמנים מודל
שאלה נוספת שכדאי לשאול היא מה קורה כשהכלי נופל. אם תהליך מרכזי אצלכם תלוי בשירות חיצוני, כדאי שיהיה נוהל ידני זמני. גם דף אחד עם הוראות לשעת חירום עושה את ההבדל.
ואז מודדים. לפני ההטמעה רשמו כמה זמן התהליך לקח בשבוע וכמה טעויות היו בו. חודש אחרי, מדדו את אותו דבר באותה שיטה. אם החיסכון קטן מהמאמץ, כבו את האוטומציה בלי להתנצל. את הסבב הזה אנחנו עושים עם לקוחות במסגרת ה-IT המנוהל.
שאלות נפוצות
איך יודעים אם אוטומציה תספיק במקום אפליקציה?
תשאלו אם הצורך מתחלק לטופס, רשימה, אישור ודוח. אם כן, אוטומציה כמעט תמיד תספיק. אם התהליך דורש חומרה מיוחדת, עבודה בלי רשת, או שהוא המוצר שאתם מוכרים, זה בדיוק המקרה שבו פיתוח מוצדק.
מו-טק מפתחת אפליקציות?
לא. אנחנו עושים IT מנוהל, אבטחת מידע וסייבר, ציוד מחשוב וסלולר במחירי יבואן, וייעוץ והטמעת AI. אם צריך פיתוח, תעבדו עם מפתח, ואנחנו נדאג לתשתית, להרשאות ולאבטחה סביבו. גם האוטומציות בתוך מיקרוסופט 365 נעשות אצלנו.
כמה זמן לוקח להטמיע אוטומציה אחת?
תהליך פשוט וממופה נסגר תוך כמה ימי עבודה, כולל בדיקות. מה שמאריך זה בדרך כלל לא הכלי אלא ההסכמה בין האנשים על איך התהליך אמור לעבוד. לכן אנחנו מתחילים במפגש מיפוי ולא בהגדרות.
מה עושים עם אפליקציה קיימת שאף אחד לא מתחזק?
קודם בודקים מי מחזיק את הקוד, את חשבונות החנויות ואת השרת. אחר כך מחליטים אם להעביר תחזוקה, להקפיא או להחליף באוטומציה. גם אפליקציה שלא מתפתחת צריכה עדכוני אבטחה וגיבוי, אחרת היא הופכת לסיכון.
קשור לנושא: שירותי IT מנוהלים · דשבורד ניהול IT ומושבי תוכנה · רישוי ותוכנה · לשיחת ייעוץ