השאלה הראשונה בכל שיחה ראשונה היא כמה זה עולה. התשובה הכנה היא שזה תלוי, אבל לא בגלל התחמקות. אותו סכום חודשי יכול לקנות שני שירותים שונים לגמרי. אז במקום מספר סתמי, נסביר איך בונים את המחיר ואיך תדעו אם ההצעה שקיבלתם הגיונית.
מה בעצם קונים כשקונים שירות IT מנוהל
כשעסק שואל כמה עולה IT, התשובה תלויה בשאלה מה נכנס לחבילה. שירות מנוהל הוא לא רק טכנאי שמגיע כשמשהו נשבר. זה ניטור של התחנות והשרתים, עדכוני אבטחה, ניהול משתמשים ומנויים, גיבויים שנבדקים, וכתובת אחת שאחראית על הכול.
- תמיכה לעובדים. טלפון, וואטסאפ ושליטה מרחוק על התחנה, בלי תור ובלי כרטיס שנשכח.
- ניטור יזום. דיסק שמתמלא, גיבוי שנכשל או שרת שמתחמם מתגלים לפני שהעובדים מרגישים.
- אבטחת מידע. הגנה על התחנות והשרתים, ניהול הרשאות ובדיקה שהמנגנונים באמת פועלים.
- ניהול ספקים. מול חברת האינטרנט, הקופה, שעון הנוכחות או ספק המערכת העסקית, מישהו אחד מרים טלפון במקומכם.
בלי הרשימה הזו קשה להשוות מחירים. שתי הצעות באותו סכום יכולות להיות שני שירותים שונים לחלוטין, ואת ההבדל מרגישים ביום שבו השרת נופל.
כדאי גם לשאול מה לא כלול, כי שם מסתדרות ההפתעות. התקנת משרד חדש, מעבר לענן, החלפת חומת אש או הטמעת מערכת חדשה הם פרויקטים ולא תמיכה שוטפת. ספק מסודר יגיד את זה מראש, יתמחר בנפרד, ולא ישלח חשבון מפתיע בסוף החודש. אנחנו כותבים את הגבול הזה בשורה אחת בהסכם.
שלוש שיטות תמחור, ומה מתאים למי
בישראל רואים שלוש שיטות. לפי משתמש, ריטיינר חודשי קבוע, או תשלום לפי קריאה. אין שיטה נכונה, יש שיטה שמתאימה לגודל שלכם ולסיכון שאתם מוכנים לקחת על עצמכם.
| שיטת תמחור | טווח אופייני בשקלים | למי זה מתאים |
|---|---|---|
| לפי משתמש, חודשי | 120 עד 300 לעובד | עסקים עם 10 עד 100 עובדים ותשתית ענן |
| ריטיינר חודשי קבוע | 2,500 עד 12,000 לחודש | משרדים עם שרת מקומי או דרישות רגולציה |
| לפי קריאה או בנק שעות | 250 עד 450 לשעת עבודה | עד חמישה עובדים, בלי שרת ובלי SLA |
הטווחים האלה הם טווחים אופייניים בשוק לפני מע״מ, והם לא הצעת מחיר. המספר האמיתי נקבע לפי מה שיש לכם בפועל, ויוצא רק אחרי שמסתכלים על התשתית.
ההבדל המעשי בין לפי משתמש לבין ריטיינר הוא איפה מונח הסיכון. בתשלום לפי משתמש אתם משלמים על היקף, וכשמצטרפים עובדים המחיר עולה איתם. בריטיינר אתם משלמים על שקט, והספק הוא זה שמרוויח מכך שיש פחות תקלות. לעסקים עם שרת מקומי אנחנו כמעט תמיד ממליצים על ריטיינר.
מה מזיז את המחיר למעלה או למטה
ארבעה דברים עושים את רוב ההבדל בין הצעה זולה להצעה יקרה. כדאי להכיר אותם לפני שמשווים מספרים.
- מספר העובדים. יותר תחנות, יותר סיסמאות, יותר טלפונים. המחיר לעובד דווקא יורד כשהעסק גדל.
- שרתים ותשתית מקומית. ארון תקשורת, וירטואליזציה וגיבוי מקומי דורשים תחזוקה שענן טהור לא דורש.
- דרישות רגולציה ולקוחות. תקן אבטחה, שאלון של לקוח גדול או ביקורת מחייבים תיעוד ובקרות, וזה שעות עבודה.
- זמינות. שירות בשעות המשרד זול יותר מזמינות 24/7 עם תקלה משביתה שמטופלת תוך 30 דקות.
שווה לשאול את עצמכם כמה שווה לכם שעה של השבתה. אם המשרד עוצר וכל העובדים יושבים, זמינות מלאה מחזירה את עצמה בתקלה אחת.
עובד IT פנימי לעומת ספק חוץ
הרבה מנהלים משווים ריטיינר לשכר של איש IT ומתבלבלים. שכר הוא לא העלות. צריך להוסיף תנאים סוציאליים, חופשה, מחלה, כלי עבודה, השתלמויות, ובעיקר את מה שקורה כשהוא לא נמצא.
איש IT אחד הוא נקודת כשל אחת. כשהוא בחופשה, במילואים או עובר עבודה, הידע הולך איתו. ספק עובד בצוות, עם תיעוד ועם מחליף.
זה לא אומר שספק חוץ תמיד עדיף. מעל שבעים או שמונים עובדים המודל שעובד הוא לרוב מנהל IT פנימי אחד שמתמקד בעסק, וספק שמביא צוות, כוננות וכלים. ככה אנחנו עובדים אצל הלקוחות הגדולים שלנו.
יש עוד הבדל שקשה לשים עליו מספר. ספק שמטפל בעשרות משרדים רואה את אותה תקלה בפעם החמישים, ולכן פותר אותה בעשרים דקות ולא ביום. מנגד, עובד פנימי מכיר את האנשים ואת התהליכים שלכם לעומק. השאלה היא לא מי טוב יותר, אלא איזה מהשניים חסר לכם עכשיו.
איך קוראים הצעת מחיר, ומה לדרוש בכתב
הצעה טובה מסבירה גם מה לא כלול. אלה הסעיפים שכדאי לדרוש שיהיו כתובים, ובמספרים.
- זמני תגובה. תוך כמה דקות עונים לקריאה, ותוך כמה זמן מטופלת תקלה משביתה. אצלנו זה 10 דקות ו-30 דקות.
- מה נכנס במחיר. כמה קריאות, האם ביקור באתר כלול, ומה נחשב פרויקט שמחויב בנפרד.
- בעלות על סיסמאות ותיעוד. החשבונות, הדומיין והתיעוד שייכים לכם. דרשו גישה מלאה מהיום הראשון.
- תנאי יציאה. תקופת הודעה מוקדמת, והתחייבות להעביר מידע ומסמכים לספק הבא בלי מאבק.
- מי עובד אצלכם. האם זה צוות קבוע שמכיר את הרשת, או מי שהתפנה באותו בוקר.
ספק שמסרב לכתוב זמני תגובה בהסכם, כבר אמר לכם מה זמן התגובה שלו.
שימו לב גם למה שאין בהצעה. הצעה שכולה סעיף אחד בשם תמיכה טכנית ומספר לצידו לא אומרת שום דבר. בקשו פירוט של מה שנעשה בכל חודש, ומי מדווח לכם עליו. בשירות מנוהל אתם אמורים לקבל דוח תקופתי שאפשר לקרוא בלי להיות טכנאי.
העלויות שנשכחות: רישוי, גיבוי והחלפת ציוד
שלוש עלויות נופלות בין הכיסאות כמעט בכל עסק שאנחנו נכנסים אליו. אף אחת מהן לא מופיעה בהצעה, וכולן מגיעות בסוף.
רישוי ומנויים. מיקרוסופט 365, אנטי וירוס, גיבוי ענן וכלי AI מצטברים בשקט. כמעט תמיד מתגלים מושבים שמשלמים עליהם לעובדים שעזבו מזמן. בדשבורד ניהול IT שאנחנו בונים לכל לקוח רואים מנויים, מושבים וניצול בפועל, וזה המקום שבו חוסכים כסף בלי לפגוע באף אחד.
גיבוי ושחזור. גיבוי הוא לא שורה בהצעה, הוא ביטוח. מי שמוריד אותו כדי לחסוך מאתיים שקל בחודש משלם על זה בתקלה הראשונה, ובדרך כלל פי כמה. זה הסעיף שאנחנו הכי מתעקשים עליו.
מחזור החלפת ציוד. מחשב נייד עסקי מחזיק שלוש עד חמש שנים. מי שלא מתקצב החלפה מדי שנה מגיע לשנה שבה צריך להחליף חצי מהמשרד בבת אחת. אנחנו מספקים מחשבים ניידים במחירי יבואן, וזה עוזר לפרוס את ההוצאה על פני הזמן.
מה אנחנו עושים לפני שנותנים מספר
אנחנו לא מתמחרים לפי תחושה. לפני שאתם מקבלים הצעה יוצאים לשיחה של 30 דקות ועוברים על מה שיש. כמה עובדים, איזה שרתים, מה מגבים, אילו מנויים משלמים ומה נפל בחצי השנה האחרונה.
בסוף השיחה אתם יודעים שני דברים שלא ידעתם בבוקר: מה באמת חסר לכם, ומה זה עולה. גם אם תבחרו ספק אחר, יצאתם עם רשימת שאלות טובה יותר. אין כאן שום התחייבות, וגם לא שיחת מכירה שנמשכת שעה.
אחרי זה מקבלים מסמך אחד עם המחיר, עם מה שכלול ועם מה שמחייב תקציב נפרד. אם משהו לא מתאים לכם, אומרים את זה בשיחה ולא אחרי החתימה. אנחנו פועלים משנת 2008 מתל אביב, ואפשר פשוט לחייג 050-8271299.
שאלות נפוצות
כמה עולה שירות IT מנוהל לחברה עם 20 עובדים?
בשוק הישראלי רואים בדרך כלל טווח של 120 עד 300 שקל לעובד בחודש לפני מע״מ, ולעסק בגודל כזה גם ריטיינר קבוע הוא אפשרות טובה. ההפרש בין הקצוות נובע מזמינות, משרתים ומדרישות אבטחה. אחרי שיחה קצרה ומעבר על התשתית אפשר לתת מספר אמיתי.
עדיף ריטיינר או תשלום לפי קריאה?
תשלום לפי קריאה מתאים לעסק קטן בלי שרת ובלי צורך בזמינות מיוחדת. מהרגע שהשבתה של שעתיים כבר כואבת בכיס, ריטיינר יוצא זול יותר, כי הוא מתמרץ את הספק למנוע תקלות במקום לצבור שעות. גם התקציב נעשה צפוי.
מה כדאי לדרוש שיהיה כתוב בהסכם?
זמני תגובה במספרים, מה כלול ומה מחויב בנפרד, בעלות מלאה שלכם על הסיסמאות והתיעוד, ותנאי יציאה מסודרים. ספק מקצועי כותב את כל אלה ברצון. אצלנו הזמנים חתומים: מענה תוך 10 דקות ותקלה משביתה תוך 30 דקות.
כמה באמת עולה איש IT פנימי?
צריך לחשב שכר עלות ולא שכר ברוטו, ולהוסיף כלים, השתלמויות והיעדרויות. מעבר לזה, עובד אחד לא מכסה 24/7 ולא מחזיק את כל תחומי הידע שהעסק צריך. לרוב המודל המשתלם הוא ספק, או שילוב של מנהל IT פנימי עם צוות חיצוני.
אילו עלויות נשכחות בדרך כלל?
מנויים שממשיכים לרוץ על עובדים שעזבו, גיבוי ושחזור שמורידים כדי לחסוך, והחלפת ציוד שלא מתוקצבת מדי שנה. שלושתן חוזרות אחר כך בסכום גדול אחד. הדשבורד שאנחנו בונים מציג מנויים וניצול מושבים בדיוק כדי שזה לא יקרה.
קשור לנושא: שירותי IT מנוהלים לעסקים · דשבורד ניהול IT · מה כולל שירות מחשוב מקצועי · לתיאום אבחון חינם