הכסף של ה-AI לא בורח בגלל מחיר גבוה לכלי. הוא בורח בגלל מושבים ששולמו ואף אחד לא נוגע בהם, כלים כפולים בין צוותים ומנויים שאין להם בעלים. ההוצאה נראית קטנה בכל שורה ומצטברת בסוף החודש. הפתרון הוא מדידה, לא איסור.
איפה הכסף של ה-AI בורח
הדליפה כמעט תמיד מגיעה מאותם מקומות. אף אחד מהם לא דרמטי בפני עצמו, וביחד הם הופכים להיות הסעיף שגדל הכי מהר בתקציב ה-IT. אנחנו רואים את זה בכל חברה שהתחילה לקנות כלי AI לפני שהיה לה נוהל.
- מושבים שנקנו ולא בשימוש. קנו לכל הצוות, בפועל שלושה אנשים נכנסים.
- כלים כפולים. שיווק, פיתוח ותמיכה קנו שלושה כלים שעושים אותו דבר.
- מנויי צל. כרטיס אשראי פרטי, החזר הוצאות, ואף אחד באגף המחשוב לא יודע.
- תקופות ניסיון שהתגלגלו. ניסיון חינם שהפך למנוי שנתי בלי שאישרו.
- קרדיטים שפגו. שילמו מראש על שימוש, לא ניצלו, התאריך עבר.
- עובדים שעזבו. המושב נשאר פעיל והחיוב ממשיך לרוץ.
המשותף לכל השורות האלה הוא שאין להן בעלים. כשאף אחד לא אחראי על הסעיף, אף אחד גם לא מבטל. זה לא סיפור על עובדים שמבזבזים, זה סיפור על תהליך חסר, ולכן גם התיקון הוא תהליך ולא שיחת מוסר.
מושב רדום גרוע ממושב יקר
זה ההיגיון שחסר ברוב הדיונים על עלויות. מנהל רואה מחיר גבוה לכלי ומנסה להוריד אותו, ובמקביל משלם על עשרים מושבים שאף אחד לא נוגע בהם.
כלי יקר שעשרה אנשים עובדים איתו כל יום מחזיר את עצמו. מושב רדום לא מחזיר כלום, והוא גם מעוות את התמונה. הוא מנפח את ההוצאה, מוריד את הניצול הממוצע, ומקשה עליכם להצדיק הרחבה כשבאמת צריך עוד מושבים.
יש לזה גם נזק שקט יותר. כשההנהלה רואה סכום גדול בלי תוצאה, הרפלקס הוא לעצור רכישות של כלים חדשים. ככה הצוותים שכן היו מרוויחים מכלי מתאים נשארים בלי, בגלל מושבים ריקים של מישהו אחר.
עלות לעובד פעיל, לא מחיר לרישיון. שני כלים באותו מחיר יכולים להיות אחד זול ואחד יקר מאוד, תלוי כמה אנשים באמת עובדים איתם.
כלים כפולים, כרטיסים פרטיים ומנויי צל
בחברות שגדלו מהר זה כמעט בלתי נמנע. כל צוות פתר לעצמו בעיה, וכל פתרון נכנס בדלת אחרת. התוצאה היא שאין רשימה אחת של כלים, ואין מי שרואה את הסכום המלא.
- בונים רשימה אחת: כל כלי AI, מי הבעלים שלו, מה הוא עולה ומאיזה אמצעי תשלום.
- עוברים על דוחות החזר הוצאות של שישה חודשים אחורה, שם מתגלים מנויי הצל.
- מבקשים מהנהלת החשבונות את כל החיובים החוזרים, בעיקר אלה שבדולר.
- מאחדים כלים שעושים אותו דבר ובוחרים אחד לכל צורך.
- מעבירים כל מנוי לכרטיס חברה אחד או לחשבון ספק מנוהל.
אחרי שיש רשימה אפשר להתחיל לנהל. לפני זה כל דיון על חיסכון הוא ניחוש מנומק. שווה גם להגדיר מי מאשר כלי חדש, אחרת הרשימה תתיישן בתוך חודשיים ותחזרו לאותה נקודה.
לפי מושב או לפי שימוש
לפני שמאשרים כלי חדש, שווה להבין איך הוא מחייב. יש כמה מודלים נפוצים וכל אחד מתאים למשהו אחר. שימו לב שהמחיר באתר של הספק הוא כמעט תמיד בדולר וללא מע״מ, ובישראל מתווסף 18%.
| מודל תשלום | מתי זה משתלם | מה לשים לב |
|---|---|---|
| לפי מושב קבוע | שימוש יומיומי וקבוע של אותם אנשים | כל מושב שלא בשימוש הוא הפסד מלא |
| לפי שימוש או טוקנים | שימוש לא אחיד, פרויקטים ותקופות עומס | קל לפספס זינוק פתאומי בחשבון |
| מנוי בסיס ועוד שימוש | צוות קטן שמריץ הרבה | צריך תקרה חודשית והתראה |
| קרדיטים מראש | הנחה תמורת התחייבות | קרדיט שלא נוצל עד התאריך הולך לאיבוד |
בפועל, כלים שהצוות פותח כל בוקר עדיף לקנות לפי מושב, וכלים שמשמשים לפרויקטים עדיף להריץ לפי שימוש עם תקרה חודשית והתראה. אם ספק מציע הנחה גדולה על התחייבות שנתית, בדקו קודם כמה מושבים היו פעילים בשלושת החודשים האחרונים. התחייבות על מספר שלא בדקתם היא בדיוק איך שנוצרים מושבים רדומים.
איך מודדים שימוש אמיתי לכל עובד
תחושה של מנהל צוות היא לא מדידה. צריך נתונים, וכמעט כל ספק חושף אותם בממשק הניהול או ב-API. החדשות הטובות הן שזו עבודה של שעה בפעם הראשונה, ואחר כך היא רצה לבד.
- מוציאים מכל ספק את רשימת המושבים בתשלום, כולל מי משויך לכל מושב.
- מושכים נתוני התחברות ושימוש מה-API, לא מדיווח של מנהל הצוות.
- מסמנים כל מושב שלא נגעו בו שלושים יום כרדום.
- מחלקים את הפעילים לשימוש כבד, בינוני וקל.
- מחשבים עלות לעובד פעיל לכל כלי, וזה המספר היחיד שנכנס לדיון בהנהלה.
הדרך להפסיק לנחש היא לראות את הכול במקום אחד. בדשבורד ניהול ה-IT שאנחנו בונים לכל לקוח יש מודול שמציג לכל כלי את המושבים בתשלום מול המשתמשים הפעילים, ואת הפילוח בין שימוש כבד לקל. להמחשה בלבד, כך נראית שורה אחת: 40 מושבים בתשלום, 28 משתמשים שנכנסו בחודש האחרון, 12 רדומים, 70% ניצול. כשרואים את זה בשורה אחת, ההחלטה מה לבטל לוקחת שתי דקות. המספרים כאן הם דוגמה להמחשה ולא נתונים של לקוח.
שגרה חודשית של חצי שעה
חיסכון חד פעמי לא שורד. מה שעובד הוא פגישה קצרה בתאריך קבוע, עם אותה טבלה ואותן ארבע שאלות.
- פותחים את טבלת המנויים ומסתכלים על ההוצאה מול החודש שעבר.
- עוברים על המושבים הרדומים ומחליטים לבטל או להעביר לעובד אחר.
- בודקים אם נכנסו כלים חדשים, ואם הם כופלים כלי שכבר יש.
- מאשרים תקציב לחודש הבא לפי שימוש בפועל ולא לפי מה שביקשו.
- מסמנים חידושים וקרדיטים שמגיעים לסופם בשלושים הימים הבאים.
חצי שעה בחודש נשמע מעט, וזה בדיוק העניין. פגישה קצרה שקורית תמיד שווה יותר מבדיקה גדולה שקורית פעם בשנה, כי ביטול של מושב רדום שווה כסף רק אם עשו אותו לפני החיוב הבא ולא אחריו.
מה לשאול לפני שמאשרים כלי חדש
עלות היא רק חצי מההחלטה. כלי AI מקבל מידע עסקי, ולפעמים גם מידע של לקוחות, ולכן יש כמה שאלות שצריך לשאול לפני שמאשרים אותו ולא אחרי.
- איפה נשמר המידע, ומי מהצוות של הספק יכול לגשת אליו.
- האם מה שמזינים משמש לאימון מודלים, ואיך מכבים את זה.
- מה מחיקה אצלם אומרת בפועל, וכמה זמן נשמרים לוגים.
- האם יש חיבור ל-Entra ID או ל-Google Workspace, כדי לנתק גישה ביום שעובד עוזב.
- מי בחברה מאשר כלי חדש, ומאיזה אמצעי תשלום הוא משולם.
אצל לקוחות שירותי ה-IT המנוהלים שלנו אנחנו עוברים על השאלות האלה לפני שכלי נכנס, ומחברים אותו לזהות הארגונית. ככה גם התקציב וגם המידע נשארים בשליטה, ואף אחד לא מגלה בדיעבד שחוזה של לקוח הודבק לתוך כלי שאין לכם מושג איפה הוא שומר אותו.
שאלות נפוצות
מה נחשב מושב רדום?
מושב בתשלום שאף אחד לא נכנס אליו בתקופה שהגדרתם, בדרך כלל שלושים יום. חלק מהספקים מציגים את זה ישירות בממשק הניהול, ובאחרים צריך למשוך את הנתון מה-API. ברגע שמושב מסומן רדום, ההחלטה היא לבטל אותו או להעביר אותו לעובד שכן יעבוד איתו.
כמה זמן לוקח לראות חיסכון?
החודש הראשון הוא בעיקר מיפוי, ושם מתגלים מנויי הצל והמושבים של עובדים שעזבו. את הביטולים אפשר לבצע כבר במחזור החיוב הבא. מהחודש השני זה הופך לשגרה קצרה במקום לפרויקט.
כדאי פשוט לאסור על עובדים להשתמש בכלי AI?
איסור גורף מעביר את השימוש לכרטיס הפרטי ולחשבון שאתם לא רואים, וזה גרוע יותר מבחינת אבטחה. עדיף לאשר מספר קטן של כלים, להגדיר מה מותר להזין לתוכם ולמדוד את השימוש. ככה גם התקציב וגם המידע בשליטה.
איך יודעים שכלי בטוח למידע של החברה?
שואלים איפה המידע נשמר, האם הוא משמש לאימון מודלים ואיך מכבים את זה, ומה קורה בפועל כשמוחקים. כדאי גם שיהיה חיבור לזהות הארגונית, כדי שניתוק עובד ינתק את הגישה מיד. אנחנו עוברים על השאלות האלה עם הלקוח לפני שכלי חדש מאושר.
מי צריך להיות אחראי על ההוצאה?
לכל כלי צריך בעלים אחד, בדרך כלל מנהל הצוות שמשתמש בו, ומעליו מישהו שרואה את התמונה הכוללת. בלי בעלים אף אחד לא מבטל מושב רדום. בשירות מנוהל אנחנו מחזיקים את התמונה הכוללת ומביאים אותה פעם בחודש להחלטה.
קשור לנושא: דשבורד ניהול IT · שירותי IT מנוהלים · מה כולל שירות מחשוב · שיחת אבחון